Переводы в Киеве

Существует два вида легализации:

1) проставление штампа "Апостиль", и

2) консульская легализация. 

Легализация представляет собой удостоверение полномочий, подлинности  подписи, а в некоторых  случаях, печати должностного лица, выдающего документ. Для того, чтобы документы признавались и принимались к рассмотрению за границей, им необходимо пройти легализацию. Такое же требование распространяется на иностранные документы, подаваемые в официальные органы в Украине. 

Легализация документов необходима для придания им официального статуса и юридической силы на территории другого государства.  

Выбор процедуры легализации определяется типом документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию. В основном это касается коммерческих документов: договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура - легализация документа в Торгово-промышленной палате Украины, а затем в консульстве страны назначения. 

Рассмотрим основные принципы обеих процедур:  

Апостилирование

Если страна, в которую вы готовите документ, не является участником Гаагской конвенции (см. список ниже), необходима консульская легализация, которая представляет собой удостоверение документа в органах Министерства юстиции Украины, органах МИД Украины, а затем в консульстве страны назначения в Украине. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит. Основным признаком апостиля является заголовок на французском языке со словом "Апостиль" и ссылкой на Гаагскую конвенцию. 

Однако легализация и проставление апостиля не требуется, если международным договором предусмотрена отмена или упрощение этих процедур. Так, двусторонними договорами о взаимной правовой помощи и Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22 января 1993 года предусмотрено, что документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным органом в пределах их компетенции в соответствии с установленной формой и скреплены официальной печатью, не требуют на территории другой Договаривающейся стороны какого-либо удостоверения (легализации). В отношении таких документов может быть потребован только их нотариально заверенный перевод.

В соответствии с Минской конвенцией от 22 января 1993 г. с изменениями от 28.03.1997 на территории СНГ ни легализация, ни апостиль при предоставлении иностранных документов не требуется. Участниками этой конвенции являются: Республика Беларусь, Республика Узбекистан, Республика Казахстан, Российская Федерация, Республика Таджикистан, Республика Армения, Российская Федерация, Кыргызская Республика, Республика Молдова, Туркменистан, Азербайджанская республика, Грузия. 

Документы, не принимаемые к легализации / апостилированию:

• Документы, выданные СССР. 
• Паспорта и их копии,
• Военные билеты,
• Разрешения на ношение оружия,
• Трудовые книжки,
• Водительские права,
• Характеристики,
• Пенсионные свидетельства, а также почти все документы, удостоверяющие личность. 
• Свидетельства о регистрации транспортных средств (техпаспорта)
• Документы, имеющие характер переписки,
• Документы, выданные заграничными  дипломатическими организациями,
• Документы по коммерческим или таможенным операциям.

Что такое апостиль и для чего он нужен?  

Апостиль (Apostille) – это универсальная международная форма удостоверения подлинности документов, обеспечивающая их свободный оборот за границей. Апостиль представляет собой стандартную печать или дополнительный документ (если на оригинальном документе не остается места для его проставления), который подшивается к документу, предоставляемому для апостилирования. Целью его введения, как такового, было упрощение процедуры консульской легализации официальных документов. Апостиль «появился на свет» благодаря Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года. Сегодня к этой конвенции присоединилось 87 государств, каждое из которых обязуется принимать официальные документы со штампом «апостиль», выданные на территории других стран-участниц, без каких-либо дополнительных требований консульской легализации*, что существенно упростило процедуру удостоверения подлинности документов, и сократило «бумажный поток» в консульствах. Например, если Вы владеете документацией, изданной, к примеру, в Лондоне и заверенной апостилем в Объединенном Королевстве, то их можно использовать без дальнейшего заверения не только в Объединенном Королевстве, но и в других странах, подписавших конвенцию. Это первое и самое главное преимущество апостиля. Кроме того, процедура заверения осуществляется в рамках единой юрисдикции, что значительно упрощает этот процесс.

Однако штамп «Апостиль» проставляется исключительно на документах, страной происхождения которых является Украина.  

Следует отметить, что в органах, уполномоченных на проставление штампа «Апостиль», существует специально созданная картотека образцов печатей и подписей лиц, в компетенцию которых входит выдача потенциально апостилируемых документов.  

*Конвенция не вступила силу между Азербайджаном, с одной стороны, и Германией и Нидерландами, с другой

* Конвенция не вступила в силу между Албанией, с одной стороны, и Бельгией, Германией, Грецией, Испанией и Италией, с другой

* Конвенция не вступила в силу между Грузией, с одной стороны, и Германией и Грецией, с другой

*Конвенция не распространяется de facto на документы, выполненные в Абхазии и Южной Осетии

*Конвенция не вступила в силу между Индией, с одной стороны, и Бельгией, Германией и Финляндией, с другой

* Действует только в отношении Сянгана (Гонконга) и Аомыня (Макао)

* Конвенция не вступила силу между Либерией, с одной стороны, и Бельгией, Германией и США, с другой

* Конвенция не вступила в силу между Молдавией, с одной стороны, и Германией, с другой

* Конвенция не вступила в силу между Украиной, с одной стороны, и Германией, с другой

*Конвенция вступила в силу между Украиной и Бельгией 5 июля 2004 г.  

Постановлением Кабинета Министров Украины от 18 января 2003 года №61 полномочия на проставление Апостиля предоставлены:

Министерству образования и науки Украины: на официальных документах выданных учебными заведениями Украины, государственными органами предприятиями и организациями которые относятся к сфере образования и науки (дипломы об образовании, присвоении научных степеней, аттестаты, справки, выписки из учебных планов и т.д.)

Министерству Юстиции Украины: на документах,  которые выдаются органами Юстиции, судами, нотариусами Украины (свидетельства и справки, выданные органами ЗАГСа, выданные или засвидетельствованные нотариусами Украины, судебные решения и справки) 

Министерству иностранных дел Украины: на всех других видах документов.  

Далее приведен список документов, на которых может быть проставлен штамп «Апостиль»:

• Документы из органов регистрации актов гражданского состояния:
  • свидетельство о рождении;
  • свидетельство о браке;
  • справка о семейном положении;
  • свидетельство о разводе;
  • справка о заключении брака из ЗАГСа;
  • справка о рождении ребенка из ЗАГСа;
  • справка о перемене имени, фамилии, отчества из ЗАГСа;
  • свидетельство о смерти;

Примечание: документы, которые выданы РАГСом (свидетельства о рождении, смерти, браке и т.д., справка о семейном положении, архивная справка), подлежат легализации  в областном управлении юстиции той области, где находится РАГС. Например, Киевское областное управление юстиции находится в г. Киеве, Днепропетровское – в Днепропетровске. Только после областного управления документы, выданные РАГСом, апостилируются в  МИНЮСТе. 

• Документы из органов Министерства Внутренних Дел:
  • справка об отсутствии судимости;
  • справка об отсутствии судимости с Апостилем для действия в Испании;

• Документы из органов коммунальных служб:
  • справка с места жительства (ЖЭК, ЖЕК, ЖЭУ, Коммунальное предприятие, жилищный кооператив, районный исполнительный комитет и др.);

• Документы из органов нотариата:
  • разрешение на выезд ребенка от отца / матери (бывшего супруга / супруги);
  • доверенность;
  • нотариальные копии документов (решение суда);
  • нотариальные копии документов юридического лица (свидетельства о регистрации, лицензии), предпринимателя, копии дипломов, аттестатов;
  • справок из налоговых органов и т.д.;
  • Уставные документы, а также изменения и дополнения к ним (при условии наличия отметки и печати регистрационной палаты или налогового органа, а также подпись должностного лица регистрационной палаты);

• Документы из учебных заведений:
  • Аттестат, диплом, приложения, выданные Министерством Образования и Науки Украины (МОН);
  • Dichiarazione di valore на аттестат и диплом с приложениями;

• Документы из органов здравоохранения:
  • Медицинская справка с печатью областного Управления Здравоохранения и министерства здравоохранения;

Оригиналы официальных документов,  выданных организациями бывших Республик СССР, не могут  быть  приняты  на  территории  Украины  для  проставления  на  них  апостиля. Апостиль может быть проставлен на копиях таких документов, заверенных нотариально на территории Украины   (нотариально). 

Основные требования к документам, отправляемым на апостилирование:

• Четкость, ясность и недвузначность написания и изложения;
• Обозначение сумм, чисел, номеров, дат и т.д. прописью;
• Четкость и отчетливость подписей должностных лиц и оттисков печатей;
• Прочеркивание пробелов;
• Поправки и/или дополнения переносятся в легализационную надпись. Данная процедура производится таким образом, чтобы все, ошибочно написанное, а затем исправленное или зачеркнутое, можно было прочесть в первоначальном виде. Если поправки, приписки сделаны в легализационной надписи, то они оговариваются и подписываются только должностным лицом, совершающим легализацию.
• В тех случаях, когда для апостиля нет места, она совершается на отдельном листе, который подшивается к документу или акту и скрепляется с последним печатью и подписью лица, совершающего легализацию.

Двойной и одинарный апостиль 

Например, для заключения брака  граждан Украины на территории Италии необходимо,  апостилировать Справку о семейном положении. В связи с этим на оригинале указанной справки Министерством юстиции Украины проставляется апостиль, после чего делается перевод, который заверяется нотариусом и снова подается для проставлення апостиля  Министерству юстиции Украины. Это двойная процедура проставления апостиля, которая требуется почти всеми государствами – участницами Конвенции, в частности Италией, Португалией, Францией, Швейцарией и другими государствами.  

В то же время для документов, предназначенных для использования, например, на территории США, довольно проставлення апостиля лишь на оригинале этих документов. В этом случае печать апостиля ставится на оригинале документа, после чего  удостоверенной в установленном порядке копии документа подшивается перевод, который удостоверяется нотариусом. Это одинарная процедура проставления апостиля. 

В некоторых случаях в зависимости от цели оформления документов, после одинарного апостиля документы необходимо подавать в посольство той страны, на территории которой эти документы будут применяться. 

Проставление апостиля на корпоративных документах. 

Они бывают двух видов. Во-первых, это документы, выданные государственными органами, например, свидетельство о регистрации компании. Такие документы могут быть заверены апостилем непосредственно (заверяется подпись представителя регистрирующего органа). В некоторых случаях чиновник, осуществляющий регистрацию, может быть уполномочен и на проставление апостиля (например, госсекретарь штата Делавэр), так что заверение можно произвести сразу же при получении основного документа. Во-вторых, это могут быть внутренние документы компании, например, доверенность, подписанная директором компании. Такой документ сам по себе по условиям конвенции не подлежит заверению апостилем, так он подписан частным лицом. Тем не менее, проставление апостиля возможно и в этом случае. Есть даже несколько вариантов. Во-первых, можно нотариально заверить подпись директора на доверенности, а потом подпись нотариуса заверить апостилем. Во-вторых, можно сделать нотариальную копию доверенности, а подпись нотариуса заверить опять же апостилем. 

Третий способ наиболее универсален, но не во всех странах это возможно (в силу различий законов о придании юридической силы той или иной документации). Директор, юрист (и т.д.) делает копии со всех документов компании, которые могут понадобиться в другой стране (свидетельство о регистрации, устав, протоколы, доверенности и пр.) и сшивает их в одну пачку. К этому комплекту он прикрепляет свой аффидавит ("свидетельство"), то есть документ, где он подтверждает, что прилагаемые документы являются верными копиями документов такой-то компании. Этот аффидавит он собственноручно подписывает, а подпись заверяет нотариально. Апостиль ставится на подпись нотариуса. Этот способ наиболее прост, так как все документы заверяются единообразно, и экономичен, так как нужно оплатить проставление только одного нотариального удостоверения и одного апостиля на весь пакет. Оригиналы документов остаются при этом в распоряжении компании.  

Теоретически последний вид заверения оставляет больше возможностей для сомнения в подлинности документов, так как, скажем, секретарь компании при изготовлении копий документов не связан по закону столь жесткими требованиями, как нотариус при изготовлении нотариальных копий. На практике, однако, возражений против такого заверения никогда не возникает, для которых само наличие апостиля является вполне достаточным. 

При подготовке апостилированных документов следует на всякий случай иметь в виду, что некоторые территории до сих пор являются в той или иной степени спорными, например Фолклендские (Мальвинские) острова (Великобритания и Аргентина) или Гибралтар (Великобритания и Испания). Великобритания официально распространила действие конвенции на свои колонии и зависимые территории, включая обе вышеупомянутые. Поэтому апостиль, скажем, на Гибралтаре, получить можно (его проставляет Губернатор и Главнокомандующий города и гарнизона Гибралтар). Но вот использовать такой документ в Испании, скорее всего, не удастся: Испания сделала официальное заявление о непризнании распространении конвенции на Гибралтар.

Некоторые важные для международного бизнеса юрисдикции являются колониями или зависимыми территориями, например Британские Виргинские острова (БВО), Гибралтар, Нидерландские Антильские острова. Несмотря на их отсутствие в основном списке, конвенция распространяется и на них, если метрополия сделала соответствующее официальное заявление (что практически во всех случаях так и есть). Но, помимо этого, документы компании, зарегистрированной на БВО, можно заверить апостилем в самой Великобритании (что иногда удобнее), и в большинстве случаев такое заверение будет приниматься на тех же основаниях, как и сделанное на БВО. 

Далее приведен список стран-участниц Гаагской конвенции:  

Примечания:   *  государства, с которыми Украина имеет  многосторонние договоры, которые содержат положения о признании официальных документов без дополнительного их засвидетельствования. 

                      ** Федеративная Республика Германия высказала возражения относительно присоединения Украины к Конвенции, поэтому к официальным документам применяется требование консульской легализации. 

Апостиль проставляется для всех стран, кроме Германии, Дании, Арабских Эмиратов, Ливии, Канады, Бразилии, и некоторых других стран. Для этих стран применяется процедура легализации.

Установлена единая общая форма штампа «Апостиль», проставляемого на территории Украины. Все остальные штампы и печати, не имеющие заголовка «Апостиль» и ссылки на Гаагскую конвенцию, таковыми не считаются.  
 

Стандартная форма штампа «Апостиль», проставленного на территории Украины

Консульская легализация

Легализация- это приведения документов в легальную форму, которая отвечает законодательству иностранного государства и признается государственными органами этого государства. Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса и, в надлежащих случаях, печати уполномоченного государственного органа на документах и актах с целью использования их в другом государстве.

Существует два варианта консульской легализации документов: легализация производится на территории государства, которое выдало этот документ. Второй – консульская легализация документов производится на территории государства, где этот документ необходимо предоставить (использовать).  

В первом случае, нотариус заверяет документ и правильность его перевода на язык государства, где он будет использоваться, затем следует обращение в Министерство юстиции, где свидетельствуется подлинность подписи нотариуса. После этого в департаменте (другой компетентный орган, в зависимости от государства) консульской службы МИД подтверждается подлинность подписи должностного лица органа Минюста и, наконец, последний шаг - посещение консульства того государства, где будут использоваться документы. Там-то и происходит долгожданная легализация.

Во втором случае, иностранные документы сначала заверяются в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого они были выданы. Подпись и печать под подтверждением вправе ставить только посол, консул, вице-консул. Все другие лица консульства (посольства) не уполномочены подписывать документы с этой целью. Удостоверенные таким образом документы, после проверки по каталогу подлинности подписи, оттиска печати и полномочий сотрудника консульского отдела, легализуются в уполномоченном органе консульской службы МИД того государства, где эти документы будут использованы. В этом случае также может быть потребован нотариально удостоверенный перевод документов на язык государства, где эти документы будут использованы. 

Список стран, требующих консульскую легализацию документов:

Германия, Дания, Иордания, Канада, Кувейт, Ливан, Ливия, ОАЭ, Сирия и др. 

В каких случаях легализация не требуется? 

Легализация документа не требуется только в трех случаях:

когда учреждение, в которое вы представляете документ, не требует его легализации;

когда между Украиной и государством, на территории которого вы планируете использовать документ, заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации;

когда легализация документа невозможна по причине его вида/типа/характера.

Во всех остальных случаях легализация документа для его отправки за рубеж обязательна.

Порядок  легализации документов для использования  в иностранных государствах 

         Министерство иностранных дел легализирует следующие документы: 

- оригиналы официальных документов нового украинского образца, выданные органами регистрации актов гражданского состояния, удостоверенные областным управлением юстиции в той области, где они выданы, управлением юстиции АР Крым, городским управлением юстиции для городов Киева и Севастополя, Центральным и Левобережным РАГС г. Киева (то есть легализируются документы образцу 1991 года на которые изображены герб УКРАИНЫ, то есть которые выданные после распада Советского Союза). 

-  справки выданные органами МВД 

- оригиналы справок, которые выдаются иностранными  Посольствами на территории Украины иностранным гражданам, которые заключают брак на территории Украины (такая справка предъявляется в РАГС для оформления брака).

         Министерство юстиции легализирует следующие документы: 

- нотариальные копии, переводы и прочие документы, удостоверенные или выданные государственными, частными нотариусами (заявления, нотариальные копии,  справки о местожительстве после нотариального засвидетельствования копии с оригинала). 

         После легализации в МИД Украины, официальные документы должны быть удостоверены в дипломатическом представительстве той страны, где они будут использоваться (например, если документы оформляются для Германии, то после легализации в МИД и МИНЮСТе, их необходимо легализовать в консульстве Германии).

         МИД Украины не легализует документы, которые выданы на территории иностранных государств. Такие документы должны быть легализованы в консульском учреждении Украины в государстве происхождения документов. Например, если документ выдан на территории Германии и его необходимо предъявить в государственные органы Украины, этот документ необходимо легализовать на территории Германии в Украинском Консульстве (Мюнхен, Бонн, Берлин, Франкфурт-на-Майне).  

         Процесс легализации можно разделить по документам на 2 варианта: 

1 вариант - легализация документов в областном или городском управлении юстиции, потом в МИДе, после чего делается перевод документа на нужный язык, и нотариально заверяется (все документы, которые выданные органами РАГС).       

2 вариант - с документа снимается нотариально заверенная фотокопия, эта копия легализуется в Минюсте, МИДе, после чего делается перевод документа на нужный язык, и нотариально заверяется. 
 

ВНИМАНИЕ!!!  Все документы,  выданные на территории иностранных государств  для использования на территории Украины, должны быть легализованы в консульстве Украины. 

В соответствии с Памяткой о легализации документов в МИД Украины,  документы, составленные на территории иностранных государств, в том числе нотариально заверенные, должны быть легализованы в консульском учреждении Украины в государстве происхождения документов.  

Консульское учреждение (т.е. консульский отдел посольства или консульство) Украины в государстве происхождения документов принимает документ к легализации лишь после того, как он будет заверен в Министерстве иностранных дел или ином уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ. Такое заверение МИДа иностранного государства может быть выдано в форме апостиля на доверенности. Однако такой апостиль требует дополнительной легализации в консульстве Украины. 

Министерства иностранных дел зарубежных государств, как правило, не заверяют подписи и печать нотариуса, заверившего доверенность. Поэтому между МИДом и нотариусом появляется еще одно дополнительное звено – как правило, это Министерство юстиции, или иной орган, в ведении которого состоят нотариусы в данной стране.  

Минюст заверяет подлинность подписи и печати нотариуса, а также его статус. В дальнейшем в МИДе зарубежного государства удостоверяют, что приложенная печать действительно является печатью Минюста, а подпись действительно принадлежит соответствующему должностному лицу Минюста.  

В случае отсутствия в стране происхождения документов консульского учреждения Украины, иностранные документы могут быть легализованы Консульским управлением МИД Украины, однако только при условии их заверения в МИД страны происхождения документов и в консульском учреждении этой страны, представляющем ее интересы в Украине.  

После того как иностранные документы заверены либо в консульстве, либо апостилем, либо, при наличии договора, по внутренним правилам иностранного государства, с ними можно работать в другой стране. Правда, сначала может потребоваться их официальный (нотариальный) перевод с подтверждением личности переводчика и аутентичности документа. После это комплект "документ плюс заверение плюс перевод" может использоваться наравне с внутренними документами второй страны, то есть с него можно делать нотариальные копии, передавать в официальные органы, в банк и т.д.